Jakie są wymagania wobec faktur elektronicznych?

Ilekroć jest mowa o fakturze elektronicznej należy rozumieć przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Jeżeli nabywca otrzyma również fakturę w wersji papierowej, to nie ma już mowy o fakturze elektronicznej.

Aby faktura elektroniczna była uznana za wystawioną prawidłowo, musi spełniać takie same kryteria, jak faktura w wersji papierowej tzn. podatnik musi zapewnić autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości sprzedawcy/wystawcy faktury), integralność treści (brak możliwości zmiany danych w fakturze) i czytelność faktury.

Wg ustawy o VAT spełnienie tych kryteriów możliwe jest za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych” (to procedury, które pozwalają ustalić wiarygodną ścieżkę audytu między sprzedażą a fakturą), w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

W praktyce sprzedawca może wystawić fakturę w dowolnym formacie, w którym odczyta ją nabywca. Format ten nie może jednak pozwalać na ingerencję w treść faktury – wymagania tego nie spełniają więc pliki zapisywane jako .doc czy .xls, gdyż łatwo jest modyfikować dokument, a i dokumenty różnie wyświetlają się na różnych komputerach, co może powodować pewne braki w treści. Formatem pliku, w którego zawartość nie można ingerować są np. formaty .pdf lub formaty plików graficznych np. .png lub.jpg.

Fakturę elektroniczną można przesłać za pomocą poczty e-mail lub udostępnić adres do strony, z której można ją pobrać.

Faktury elektroniczne wymagają akceptacji odbiorcy, przy czym przepisy nie określają formy akceptacji. Zgoda może być wyrażona w formie dokumentu papierowego, za pomocą e-maila, ustnie lub tzw. akceptacja domniemana (opłacając e-fakturę wyrażamy zgodę na otrzymywanie dokumentu w takiej formie).